מערכת לניהול מלאי

עסקים רבים  מייצרים מגוון של מוצרים ואחרים פעילים בתחום של שיווק. אלה גם אלה מוכרים תוצרתם לנקודות מכירה רבות בישראל וחלקם אף מייצא אותם לחו"ל. כל עסק כזה חייב להחזיק מלאי של פריטים עד להפצתם. יש צורך לעקוב אחריהם עד להוצאתם המהירה מהמערכת. את השליטה עושים בעזרת מערכת לניהול מלאי שחשיבות רבה בהתייעלות וצמצום הוצאות. אחזקת מלאי כרוכה בהוצאות כספיות. ראשית,  ההוצאה עבור רכישה או ייצור כבר קיימת ויש צורך למכור את המוצר במהירות. מלאי מיובא שמוחזק במחסני ערובה חייב בתשלומי מכס. למלאי יש חשיבות מבחינה חשבונאית. ערכו הינו כלי מרכזי בחישוב הרווח וההפסד של העסק ובעסקים רבים רשויות המס דורשות ספירת מלאי בסוף שנה. יש צורך לדעת על כמות המוצרים  הקיימת. מצד אחד יש צורך לספק מוצרים ללקוחות על פי לוח זמנים מסודר, ומאידך, לא רצוי שיצטברו כמויות רבות של אותו מוצר על  המדפים. עלויות האחסון הינן גבוהות  בשל אחזקת מבני אחסון, תחזוקתם, תשלום עבור שכירות וארנונה וכדומה. מוצרים שמאוחסנים על  המדפים ונשכחים שם עלולים להתקלקל, או להתיישן.

מערכת מודרנית

מערכת לניהול מלאי מתקדמת מסוגלת לעקוב אחר הכנסת מוצר חדש למערכת והוצאתו ממנה. המעקב נעשה על ידי רישום של  מספרים סידוריים וברשותה מנגנונים  המסוגלים לבדוק שאין הזנת  מספרים כפולה. המערכת תומכת בניהול מלאי של פריטים שיש להם תת דגמים (ואריאנטים) שונים. לדוגמא: מוצרים עם גרסאות צבע, מידה, רמת גימור, שנת ייצור וכדומה. יש בה סרגלי מידות המאפשרים גמישות מרבית בקליטת הפריטים. מערכת לניהול מלאי תומכת במסמכים שונים המבצעים תנועות מלאי: רישום הוצאה ורישום נכס עם אפשרות כפולה של רישום במלאי והוצאת חשבונית. כמו כן, תעודת כניסה והחזרה. הוצאת חשבונית זיכוי כאשר הלקוח מחזיר מוצר יחד עם החשבונית או מספר קבלה. מערכת ניהול  מלאי מקצועית יכולה לתמוך גם בהעברת סחורות בקונסיגנציה שיש בה יתרונות רבים ללקוח. (הלקוח משלם ליצרן רק כאשר המוצר נמכר). זוהי שיטת שיווק שיצרנים רבים מוכנים לאמץ בנסיבות שונות והמערכת יודעת למנוע איבוד של מוצר אצל  הלקוחות הרבים.