גיבויים ומיונים: כל ההכנות שצריך לעשות לקראת מעבר משרד

מעבר למשרד חדש דורש היערכות ותכנון מראש, במיוחד אם מדובר במשרד גדול שעובדים בו הרבה מאד עובדים במחלקות השונות.

עושים סדר בכל מחלקה

זו ההזדמנות לעשות סדר אמתי בכל הקלסרים והניירת. העבודה מתבצעת בכמה שלבים:

• מיון הניירת, שמירת המסמכים הנחוצים בלבד.
• גריסה של כל הניירת הלא רלבנטית.
• סריקה של כל הניירת הרלבנטית באופן מסודר ממוין ומגובה במחשב או לחילופין אחסון במחסני גניזה.
• אחסון הקלסרים המכילים מסמכים מקוריים בארגזים המיועדים להעברה למשרד החדש. על כל אחד מהארגזים תודבק מדבקה המעידה על התכולה והשיוך למחלקה, באופן מפורט.

קביעת לוחות זמנים

מבצעים הערכה, מהו משך ההתארגנות הנחוץ לכל אחת מהמחלקות ותוחמים זמן משוער לביצוע ההעברה בפועל.

תיאום עם חברת ההובלה

כשברור מעל לכל ספק מהו תאריך היעד לביצוע המעבר בפועל, מחפשים חברת הובלה העוסקת אמינה בעלת חוות דעת חיוביות והמלצות ענייניות לגבי הובלת משרד.

משוחחים עם נציגי החברה, מקבלים את מלוא הפרטים על תהליך הובלת משרד, צוותי המובילים, היקפי הביטוח, זמינות בתאריכים מסוימים ועלויות.

לאחר ביצוע סיעור מוחות עם כמה גורמים, מחליטים על החברה המובילה ומשריינים את התאריך הרצוי. כדי להקטין את הפגיעה במהלך העבודה, רצוי לעבור ביום חמישי ולארגן את המרב עד תחילת השבוע כך שאפשר יהיה לפעול ולו במתכונת חירום עד החזרה לשגרה מלאה.

תכנון מיקומי המחלקות השונות במשרד החדש

על גבי תכנית הקומה בבניין המשרדים החדש יבוצעו רישומים של מיקומי המחלקות ומיקום הישיבה של כל אחד מהעובדים, חדרי ההנהלה וחדרי הישיבות.

בהתאם לכך, תתבצע רכישה מראש של ציוד חדש כמו שולחנות, כסאות, ריהוט למטבח ועוד. עד יום המעבר יעבירו ספקי הציוד המשרדי את מלוא הריהוט למשרדים החדשים וימקמו אותם על פי חלוקת החדרים שסומנו מראש.

 תיאום לוגיסטי

רהיטים שמצבם בכי רע, לא יועברו למשרדים החדשים כך שהם לא יועמסו על המשאיות. ביום המעבר הרהיטים הללו יושארו במשרד עבור הדיירים החדשים או יימסרו כתרומה.

רשת המחשבים

המחשוב הוא הליבה של העסק. מעבר למשרדים חדשים זו הזדמנות לשדרג את רשתות המחשבים ולרכוש שרתים ייעודיים שיאפשרו שטחי אחסון כמעט ללא הגבלה על ענן. ההמלצה היא לקיים ישיבה עם חברת השירות של המחשוב, לפרט בפניהם את הפעילות העסקית, את צרכי המערכת המתפתחים הכוללים תוכנות ייחודיות, מערכות פנים ארגוניות רוחביות כמו פריוריטי, sap ואחרים. חשוב לקבל מאנשי המקצוע יעוץ מקצועי על הציוד ההכרחי שיש לרכוש כדי שכל המערכות תפעלנה יחד במקביל וללא הפרעות שישבשו את מהלך העבודה התקין.

לאחר קבלת ההחלטות בנושא זה, מתחילים צוותי העבודה של חברת המחשוב להתקין את המערכות החדשות במשרד החדש. הם מבצעים את הבדיקות ואת ההיערכות הנדרשת אך לא מנתקים בשלב זה את המערכת הישנה הפועלת עדיין במשרדים הישנים.

ביום המעבר, מגיעים הטכנאים ומבצעים גיבוי מקיף ומלא של כל החומר הקיים במחשבים, בסיס הנתונים, כל החומר של הנהלת החשבונות וספרי החברה, הסכמים, כל תעבורת הדואר האלקטרוני של כל עובדי החברה וכל מידע אקוטי נוסף הקיים ברשת המחשבים.

בתום עריכת הגיבוי מתבצעת בדיקה שאכן כל החומר מגובה.

לאחר מכן מחברים במשרד החדש את כל תחנות הקצה לרשת המחשבים המרכזית ובודקים אט אט את ההתאמה ואת אופן הפעולה המוצלח בכל אחת מהעמדות. כל שיבוש מטופל בו במקום כדי שאפשר יהיה לחזור בהקדם לעבודה השוטפת.

יום המעבר

המובילים מגיעים על פי לוח הזמנים שנקבע ומעמיסים רק את הציוד המועבר. הובלת משרד מתבצעת תוך כמה שעות. כל הציוד והארגזים נמצאים כבר במשרדים החדשים ומועברים למחלקות השונות בהתאם למדבקות ולחלוקת מיקומי הצוותים השונים בקומה.

אם כל הפעולות הבסיסיות בוצעו על פי ההנחיות, ובחרתם הובלת משרד באמצעות חברת הובלות מצוינת, המעבר יהיה קל ומהיר.

בהצלחה ובשעה טובה !